PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Organisasi berisi sekumpulan sumber daya manusia yang mempunyai tujuan, visi dan misi
yang sama. Semua kegiatan yang ada dalam organisasi akan bermuara pada satu
atau beberapa tujuan yang semuanya telah tertuang pada saat perencanaan (planning). Planning pada suatu organisasi
sangatlah penting karena bisa dikatakan planning adalah pedoman dan kompas bagi
suatu organisasi. Tetapi sumber daya manusia adalah bagian vital bagi organisasi, karena yang bisa menggerakkan
organisasi adalah sumber daya manusia, yang bisa membawa kemana arah orientasi
adalah sumber daya manusia, yang bisa memajukan dan meruntuhkan organisasi juga
sumber daya manusia yang ada di organisasi tersebut. Menurut
Handoko (Monthy : 1997), perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan
tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi
permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan
datang. Sedangkan menurut George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder :
1981) perencanaan kerja adalah proses peramalan, pengembangan,
pengimplementasian, dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai
kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih
bermanfaat.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian
perencanaan SDM merupakan proses analisis dan
identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi
tersebut dapat mencapai tujuannya.
B.
Tujuan
1.
Untuk
mengetahui pengertian dari analisa jabatan ;
2.
Untuk
mengetahui manfaat yang ada di dalam analisa jabatan ;
3.
Untuk
mengetahui metode apa saja yang digunakan dalam analisa jabatan ;
TELAAH PUSTAKA
A. Pengertian Analisa Jabatan
Analisa
jabatan menurut Gary Dessler (1997), yaitu prosedur untuk menetapkan tugas dan
tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan
dipekerjakan untuk itu. Suatu pekerjaan diciptakan untuk memfasilitasi tujuan
dari organisasi itu sendiri. Untuk itu pengetahuan, keahlian, dan kemampuan
orang memegang jabatan sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi
tersebut. Analisa jabatan adalah esensi untuk menetapkan persyaratan sumber
daya manusia yang bagaimana yang akan direkrut ke dalam organisasi. Analisa
jabatan merupakan hal yang penting dalam pencapaian tujuan
organisasi/perusahaan, karena tujuan analisa jabatan adalah untuk
mendefinisikan setiap pekerjaan yang berhubungan dengan perilaku yang
diperlukan untuk melaksanakannya. Analisa jabatan harus dikerjakan sebagai
langkah awal dalam melakukan perekrutan. Analisa jabatan membuat manajer lebih
memahami pekerjaan dan struktur pekerjaan sehingga nantinya diharapkan agar
manajer dapat membenahi aliran kerja yang kurang efektif dan juga bisa
memperbaiki teknik untuk meningkatkan produktivitas.
Simamora
(2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah pekerjaan dirancang,
karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Ada 3 alasan
analisa jabatan dilakukan :
1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan
analisa pertama kali dilakukan ;
2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;
3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan
akibat metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru.
Pada intinya
analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan
tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan
suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang
menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan
orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.
B. Manfaat Analisa Jabatan
Simamora
(2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam
mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan,
penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang dibutuhkan, bagaimana
kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang dibutuhkan untuk
menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang akan dibutuhkan
maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi
produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9
manfaat dari analis pekerjaan yaitu :
1. Analisis Penyusunan Kepegawaian
Dalam
analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang
pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga
pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal ;
2. Desain Organisasi
Analisis
pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006:
84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan
redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya
adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan ;
Conth
struktur organisasi
Keterangan / penjelasan dari Flow Chart Struktur
organisasi :
- Perusahaan IT ini dipimpin oleh direktur utama yang bertanggung jawab dan memutuskan segala tujuan yang akan dijalani suatu perusahaan.
- Kemudian juga terdapat direktur satu yang disini sebagai Direktur bagian operasional. Direktur bagian operasional bertanggung jawab atas segala kegiatan operasional perusahaan yang di dalamnya terdapat divisi Developer, Networking, Database dan Technical Support. Dan dalam perusahaan IT ini Direktur Operasional juga berkerja sebagai Analis Sistem IT.
3. Redesain Pekerjaan
Suatu
pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai
untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi
penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi kelelahan,
meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai ;
4. Telaah dan Perencanaan Kinerja
Analisis
pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat
dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental ;
5. Suksesi Manajemen
Kesuksesan
manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat
akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja
dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi menentukan aktifitas
dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut
apabila mereka keluar dari organisasi itu ;
Proses rekruitmen
Bagan proses rekruitmen
Penjelasan :
Di dalam proses perekrutan ini
terdapat tiga proses yang harus di lalui oleh calon karyawan. Semua proses
tersebut di lalui secara bertahap dahulu baru bisa masuk ke proses selanjutnya.
Terdapat 4 proses yaitu :
Administrasi
Yaitu melewati tahap yang
membutuhkan berkas – berkas yang diminta sebagai persyaratan perusahaan. Pada
tahap ini akan di cek mengenai CV calon pegawai apakah sudah memenuhi kriteria
yang dibutuhkan perusahaan. Kriteria juga disesuaikan dengan masing – masing
divisi.
Tes
Tertulis
Tes tertulis disini akan dilakukan
oleh calon pegawai jika calon pegawai tersebut telah lulus dalam seleksi
Administrasi. Di ter tertulis ini akan dilihat dari segi kemampuan akademik dan
aptitude.
Tes
Wawancara
Jika nantinya calon pegawai tersebut
telah berhasil melewati tahap tes tertulis maka mereka akan masuk ke proses
selanjutnya yaitu tes wawancara. Pada tahap ini nantinya perekrut akan melihat
kecakapan dari masing – masing calon pegawai secara langsung.
Penerimaan
Tahap ini merupakan tahap dimana
setelah calon pegawai berhasil melewati semua tahap perekrutan. Tahap ini
perusahaan akan meminta pegawai yang sudah di terima menandatangani perjanjian
kerja dan surat – surat yang dibutuhkan lainnya.
C. Metode yang Dipergunakan Dalam Analisa Jabatan
Terdapat
berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi berdasarkan
tugas, tanggung jawab, dan aktivitas dari jabatan. Di dalam prakteknya dapat
digunakan satu atau lebih teknik yang paling cocok dengan tujuan yang
diharapkan. Sebagai contoh, wawancara mungkin cocok untuk menciptakan suatu
uraian jabatan, sementara kuisioner lebih tepat untuk menempatkan nilai dari
sebuah jabatan untuk tujuan kompensasi. Mengumpulkan data analisa jabatan
biasanya mencakup suatu upaya patungan oleh seorang spesialis sumber daya
manusia (SDM) dan karyawan. Spesialis SDM mengobservasi dan menganalisis
pekerjaan yang sedang dilakukan dan selanjutnya mengembangkan suatu uraian
jabatan dan spesifikasi jabatan. Karyawan juga terlibat untuk mengisi kuisioner
yang mendaftarkan kegiatan bawahan. Selanjutnya karyawan dapat meninjau dan
membenarkan konkulasi analisa sehubungan dengan kegiatan dan tugas jabatan.
Joseph E.
Morsh yang dikutip oleh Moh. As’ad memperbincangkan beberapa metode yang
dipergunakan dalam analisa jabatan, yaitusebagai berikut :
1. Metode dengan Questionaire (angket)
Dengan
menggunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data
mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi
angket untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan
tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode angket adalah informasi
atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang
relative singkat ;
2. Metode dengan “check-list’
Pekerja
mengecek tugas-tugas yang dikerjakannya, dari suatu daftar pernyataan
tugas-tugas yang melukiskan jabatan. Ruang lingkup pernyataan tugas-tugas yang
ada di daftar tersebut tergantung dari pertimbangan si pembuat daftar ;
3. Metode
dengan wawancara individual
Ini
menyangkut seleksi terhadap pekerja yang baik yang biasanya diwawancarai di
luar pekerjaan ;
4. Metode dengan Pengamatan
Ini
dilakukan di tempat kerja sewaktu pekerja tersebut sedang melakukan pekerjaan
yang akan dinilai. Penganalisa mengamati dan menanyai pekerja-pekerja guna
memperoleh keterangan yang komlit, khusus, dan teliti ;
5. Metode dengan Wawancara Kelompok
Sejumlah
besar pejabat yang mewakili jabatan-jabatan yang sama diseleksi. Dengan bantuan
dari penganalisa, pejabat-pejabat mencatat data-data identifikasi dan mengingat
serta menuliskan kegiatan-kegiatan mereka. Pada penutupan pertemuan penganalisa
mengkombinasikan data-data dari pejabat-pejabat tadi dalam suatu schedule
komposisi untuk masing-masing jabatan ;
6. Metode dengan Technical Conference
Sejumlah
ahli diseleksi berdasarkan luasnya pengetahuan dan pengalamannya, dan bekerja
bersama-sama untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang menyangkut jabatan yang
sedang dianalisa ;
7. Metode dengan Catatan Harian
Pekerja
diminta untuk mencatat tugas-tugasnya dari hari ke hari. Keharusan
mengingat-ingat dikurangi dan frekuensi pelaksanaan tugas untuk suatu periode
pengumpulan data-data dibatasi ;
8. Metode dengan Ikut Bersama-sama Kerja
Penganalisa
jabatan tersebut ikut bekerja. Mungkin ia melakukan tugas-tugas sederhana
dengan sedikit atau tanpa instruksi. Dalam hal kegiatan-kegiatan yang bersifat
lebih teknis ia harus mempelajari terlebih dahulu pekerjaan tersebut dan
kemudian mengerjakannya bersama dengan pegawai-pegawai yang sudah biasa ;
9. Teknik Critical Incident
Ini
menyangkut pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan
langsung atau catatan-catatan perubahan (tingkah laku) yang memperlihatkan
performance yang baik sekali maupun yang tak memuaskan. Aspek tingkah laku dari
pekejaan-pekerjaan tersebut diperhatikan dan biasanya beberapa kejadian seperti
itu berguna untuk mengenali persyaratan yang berat dari suatu jabatan, akan
tetapi tidak memberikan keterangan yang cukup untuk suatu model uraian jabatan
yang lengkap.
STUDI KASUS
A. Kasus/Permasalahan
John bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di
bidang Tour and Travel. Perusahaan tersebut mempekerjakan 60 (enam puluh)
karyawan yang terbagi dalam 5 (lima ) divisi. Dia sudah bekerja di perusahaan
tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia bekerja di sebuah perusahaan
penerbangan internasional yang sangat terkenal dengan jabatan sebagai
“Reservation & Ticketing Supervisor”. Tergiur oleh gaji yang tinggi, John
tanpa pikir panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja di perusahaan
tersebut dengan jabatan sebagai “Sales Supervisor”. Apa yang dialaminya
kemudian membuat dia berada dalam kegundahan yang mendalam karena merasa
pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama jabatan dan apa yang dibicarakan
pada waktu wawancara kerja. Selain itu ia tidak merasa menemukan kecocokan
antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak mengetahui
secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya, sehingga
evaluasi kinerjanya menujukkan hasil yang tidak menggembirakan. Setiap kali ia
mempertanyakan uraian jabatan kepada atasanyya, maka jawaban yang diterima
adalah perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan
spesifikasi jabatan karena menganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang
dikerjakan. Kondisi ini terasa sangat kontras dengan apa yang pernah dialami
John di perusahaan sebelumnya, dimana segala sesuatu telah dijabarkan secara
tertulis dan sangat luas ringkup pekerjaannya. Karena merasa sangat sulit untuk
menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John dengan berat hati akhirnya
mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama 7 (tujuh) bulan. Jika Anda ada di
posisi John apa yang Anda lakukan?
B. Analisa
Jika saya berada di posisi John maka yang seharusnya saya
lakukan adalah apabila saya sudah merasa nyaman dengan pekerjaan saya, apalagi
spesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan sudah sangat jelas serta pekerjaan
tersebut sudah membuat saya sangat nyaman karena sesuai dengan kepribadian
saya, maka walaupun saya mendapat tawaran pekerjaan dengan gaji yang lebih
tinggi dari perusahaan tempat saya bekerja, saya tidak akan dengan mudah untuk
memutuskan mengundurkan diri dari perusahaan ini dan kemudian menerima
pekerjaan yang baru. Karena bagi saya hal yang paling penting adalah saya sudah
merasa nyaman bekerja di perusahaan ini. Tingkat kenyamanan seseorang dalam
bekerja tidak mudah didapatkan, saya lebih memilih bekerja di perusahaan yang
memberikan saya tingkat kenyamanan yang tinggi walaupun gaji tidak terlalu
tinggi dibandingkan harus bekerja dengan dengan gaji yang tinggi tetapi tingkat
tekanan dalam bekerja juga tinggi. Jika memang sudah terlanjur mengambil
keputusan untuk mengundurkan dari perusahaan pertama dan bergabung dengan
perusahaan baru ini, tetapi ternyata keadaan di perusahaan baru tidak sebaik di
perusahaan pertama, yaitu spesifikasi jabatannya tidak jelas, tidak ada uraian
pekerjaan secara jelas, ditambah pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan
kepribadian diri saya, maka satu hal yang pasti adalah saya tidak akan merasa
nyaman dengan situasi dan kondisi tersebut. Maka semaksimal mungkin saya akan
bertahan dengan melakukan penyesuaian diri dengan lingkungan pekerjaan dan
kondisi pekerjaan seperti itu, dan jika tenyata dengan berjalannya waktu saya
tetap tidak bisa dan tidak mampu bertahan dengan keadaan tersebut maka
keputusan yang saya ambilpun akan seperti seperti Jhon, akan mengundurkan diri
dari perusahaan tersebut dan mencari pekerjaan yang lebih baik. Dan satu hal
yang pasti kejadian tersebut akan saya jadikan contoh dan pengalaman agar tidak
terjadi kembali dalam kehidupan saya, yaitu tidak akan mengambil keputusan
secara spontan yang membuat hati dan perasaan tidak nyaman bekerja dengan
kondisi seperti diatas. Dan saya pun tidak mau bekerja di perusahaan yang tidak
memiliki spesifikasi jabatan yang jelas, uraian pekerjaan yang juga tidak
jelas, dan pekerjaan yang tidak sesuai dengan kepribadian diri saya. Sebab,
jika suatu perusahaan tidak memiliki speesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan
yang tidak jelas maka hasil kinerja seorang karyawan pun tidak akan maksimal.
Evaluasi Teori
A. Evaluasi Teori
Analisa
jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu sesuai
dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan.
Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi
perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang
tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.
Analisa
jabatan sangat penting bagi organisasi/perusahaan karena penempatan tenaga
kerja juga mempengaruhi proses kerjaan, hasil pekerjaan, dan apa yang akan di
dapatkan oleh perusahaan.
B. Alat Ukur
Alat
ukur yang digunakan dalam analisa jabatan bermacam-macam. Dalam analisa jabatan
ini dapat menggunakan lebih dari satu alat ukur agar hasil yang didapatkan
lebih tepat sasaran. Alat ukur yang digunakan yaitu seperti :
1. Kuisioner (angket) ;
2. Wawancara ;
3. Buku harian/buku
catatan ;
4. Observasi, dll
(seperti yang sudah dijelaskan pada Metode analisa jabatan).
KESIMPULAN
Analisis pekerjaan bisa dikatakan sebagai mata panah dan
ujung tombak dari berbagai fungsi sumber daya manusia, kebutuhan tentang
keeakurasian dan keaktualisasian setiap posisi di dalam suatu organsasi.
Seorang spesialis sunber daya manusia harus bisa memastikan bahwa dalam
pelaksanaan analisis jabatan akan memberikan keakurasian informasi kepada
manajer, dan pemegang jabatan. Isi analisis pekerjaan berisi deskripsi
pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja pekerjaan. Ketika analisa
pekerjaan hasilnya tidak akurat maka dapat dipastikan manajer atau spesialis
sumber daya manusia akan menetapkan kriteria yang kurang tepat untuk rekrutmen
atau seleksi. Analisis pekerjaan yang buruk akan menyebabkan ketidak akuratan
evaluasi pekerjaan evaluasi pekerjaan dan mengakibatkan berbagai keputusan
kompensasi yang kurang tepat. Analisis pekerjaan yang tidak sempurna dapat
mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak lengkap atau tidak akurat. Maka dari
itu manajer harus membuat suatu sistem untuk meninjau deskripsi pekerjaan yang
ada, mengumpulkan data sehingga manajer bisa memutakhirkan deskripsi, dan
merevisi secara berkala dokumen-dokumen yang ada. Dengan analisa jabatan maka kita akan dapat memperoleh informasi tentang
uraian pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan
pada perusahaan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Rehman Safdar, Ajmal Waheed, dan Khattak Hamid Rafiq.
2010. “Impact Of Job Analysis On Job Performance: Analysis Of a Hypothesized
Model”. Journal of Diversity Management, 5 (2): 17-36
Ash, R. (1988). Job
analysis in the world of work. In S. Gael (Ed.), The Job Analysis Handbook for
Business (pp. 3-13). New York: John Wiley and Sons.
Siddique, C. M. (2004).
Job analysis: A strategic human resource management practice. International
Journal of Human Resource Management, 15(1), 219-244.
Mohammad Road Fakhrzad. (2012). Career Road
Strategy Model, Complementary of Competency Models and Straregic Job Analysis.
Journal of Engineering Management and Applied Sciensec and Technologies, 3(2) :
125-143
Palmer, H., & Valet,
W. (2001). Job analysis: Targeting needed skills. Employment relations today,
28(3), 85-91.
Aamodt,
Michael G (1999). Aplied Industrial/Organizational Psychology. Brooke / Cole
Publishing
Dessler, Gary. 1997.
Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi bahasa indonesia, jlidU 1. PT Prenhallindo: JAKARTA.
Simmamora, henry. 2006.
Manajemen Sumber Daya Manusia. Ed. 3, cetakan ke-2. Sekolah tinggi ilmu ekonomi
YKPN: Yogyakarta.
Samsudin Sadili. 2006.
Manajemen Sumber Daya Manusia. CV Pustaka Setia; Bandung.
Moekijat. 1992. Analisa
Jabatan. Mandar Maju: Bandung
As’ad Moh. 1987.
Psikologi Industri (edisi revisi). Liberty: Yogyakarta
Rei, Irwan. 2010. job
desceiption and job analisys. Indonesia Human Resource Managemen. www.blogspot.com 9
Maret 2013 09:13 (online)
Monthy. 10 Maret 2010.
Analisa Jabatan. Psikologi Industri Organisasi. www.blogspot.com 9 Maret 2013 08:45 WIB (online)
Johanes Papu. 2008.
Analisa Jabatan dalam Proses Rekrutmen dan Seleksi. www.blogspot.com 9 Maret 2013 09:43 WIB (online)
